Política de protección de datos
La presente política de Tratamiento de datos personales está elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias.
Será aplicada por FORMASIA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
1. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables;
e. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros;
f. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para la persona titular;
g. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de la persona Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, los datos biométricos y de la vida sexual;
h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por encargo del Responsable del Tratamiento;
i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el Tratamiento de los datos;
j. Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento;
k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
2. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FORMASIA podrá hacer uso de los datos personales para:
a. Gestionar la relación existente con personas beneficiarias de programas sociales o educativos, voluntarias, apadrinadas, usuarias de servicios de salud, donantes, proveedores, contratistas, y personal colaborador con relación laboral, incluyendo el pago de obligaciones contractuales;
b. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por personas usuarias de los servicios y clientes;
c. Informar sobre nuevos productos y servicios o sobre cambios en los mismos;
d. Evaluar la calidad del servicio;
e. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
f. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por directamente o mediante terceras personas por encargo de FORMASIA;
g. Gestionar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral;
h. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
i. Registrar la información de personal activo, en licencia, retirado o pensionado en las bases de datos de FORMASIA;
j. Los indicados en la autorización otorgada por la persona titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
k. Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de FORMASIA ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento de que dichas empresas requieran la información para los fines aquí indicados.
Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de FORMASIA, estos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FORMASIA y podrán ser usados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Todo dato personal será utilizado solo para los propósitos aquí señalados, y, por tanto, FORMASIA no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgarlos, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarlos a entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de FORMASIA o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración; (vi) aquellos propósitos permitidos o requeridos por la ley.
FORMASIA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, FORMASIA advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en FORMASIA se regirá por los siguientes principios:
a. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;
b. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FORMASIA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados;
f. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FORMASIA se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
4. DERECHOS DE LAS PERSONAS TITULARES DE DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE FORMASIA
Las personas titulares de datos por sí mismas o por intermedio de representante legal, apoderado o causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de FORMASIA:
a. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de FORMASIA, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
b. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
c. Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;
d. Derecho a recibir información respecto del uso del dato personal;
e. Derecho a presentar quejas: ante los canales que dispone FORMASIA para tal fin, o ante entidades competentes como la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
f. Derecho a requerir el cumplimiento de órdenes de carácter oficial emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto la persona titular como quien la representa deberán demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa a la persona titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de las personas menores de dieciocho años (18) serán ejercidos por medio de las personas que estén legalmente facultadas para representarles.
5. DEBERES DE FORMASIA
Todas las personas obligadas a cumplir esta Política deben tener presente que FORMASIA está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
1. Deberes cuando actúa como responsable:
(i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva autorización otorgada por la persona titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente a la persona titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud de la persona titular sobre el uso dado a sus datos personales. (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política. (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente Política. (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando sea procedente.
1. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales
Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que quien responde por el tratamiento cuente con autorización para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar a la persona titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por las personas titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por la persona titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la persona titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de las personas titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
1. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
(i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información de la persona titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte de la persona titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
1. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
(i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de las personas titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN A LA PERSONA TITULAR DEL DATO
Con antelación o al momento de efectuar la recolección del dato personal, FORMASIA solicitará a la persona titular del dato (o a su representante legal) autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
7. AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en el que FORMASIA no pueda poner a disposición de la persona titular del dato la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte de la persona titular del dato o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
FORMASIA solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
9. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES
El ÁREA DE administración de plataformas será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule la persona titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente Política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, la persona titular del dato o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., al correo electrónico administracion@formasia.org, llamar a la línea telefónica de FORMASIA +57 310 214 4209, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestras oficinas: DIRECCIÓN OFICINA Carrera 18 #33A-27, Bogotá – Colombia. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación de la persona Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, un número telefónico de contacto, correo electrónico y dirección para correspondencia, y adjuntar los documentos de soporte necesarios o que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá a la persona interesada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses calendario desde la fecha del requerimiento, sin que la persona solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación a la persona interesada. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará a la persona interesada los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, FORMASIA procederá a publicar un aviso dirigido a titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente Política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de FORMASIA.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FORMASIA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad y confidencialidad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 07 de noviembre de 2023. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de este medio o mediante la dirección electrónica: administracion@formasia.org
Última actualización 07 de noviembre de 2023.
